5 tipp, a céges rendezvény profi tervének felállításához.
Megszervezni egy szemináriumot, konferenciát, márka promóciót, vagy csak egy termékbemutatót nem egyszerű feladat, és ezért van szükség a jól felépített tervezésre. Összeállítottunk egy listát amiben a kulcsfontosságú tényezőket írtuk le a rendezvény tervezéshez. Készíts tervet minden esetben amikor rendezvényt szervezel.
1. Állítsd fel a pontos célokat
Ez a legfontosabb lépés, amit meg kell határoznod, még a tervezés előtt. Ki, mi, hogyan, mikor és miért? Ezeket a kérdéseket tedd fel magadnak, hogy meg tudd határozni a pontos céljaidat.
Ki fog részt venni, és ki fogja megszervezni a rendezvényt? Válaszold meg ezeket a kérdéseket és pontosan határozd meg, hogy kik azok akiket szeretnél hogy részt vegyenek. Cégvezetők, értékesítők, vállalati ügyfelek, a célközönséged definiálása segíteni fog a döntéshozatalok nagy részében.
Miről fog szólni és mi lesz a neve a rendezvénynek?
Hogyan kelted fel a célközönséged érdeklődését? Mit fogsz nekik kommunikálni? Hogyan teszed a rendezvény környezetét vonzóvá és persze mennyiből? (Ebben egyébként mi is tudunk segíteni, nézz körül céges rendezvény kiegészítőink között, termékeinkkel csökkenthetjük a költségeidet.)
Miért van szükség a rendezvényre, mit szeretnél elérni pontosan? Kollégák érezzék jól magukat, vagy B2B kapcsolatépítés?
2. Költségek
A költségek tervezésénél 5 tényezőt kell átgondolnod:
- Nézz utána mindennek, hogy milyen költségekkel kell számolnod.
- Készíts egy átfogó költségkeretet.
- A költségeket bontsd le kategóriákra.
- Ne mindig a legolcsóbb megoldást keresd, nem a mennyiség, hanem a minőség a fontos.
- Képezz biztonsági tartalékot.
3. Csekklista
Hallottad már biztosan a mondást, a rendezett tervező a boldog tervező. Négy fontos tényező van, amit mindenképp észben kell tartanod a csekklistád elkészítéséhez:
- A feladatokat oszd szét a csapatodban.
- Legyenek folyamatos visszajelzéseid a folyamatokról.
- Készíts egy listát arról, hogy miket kell még megcsinálnod, hogy monitorozni tudd a kivitelezés állapotát.
- A lehető legtöbb kommunikációs eszközzel tudasd a célközönségednek a rendezvényt.
4. B terv
Mindig legyen B terved az esetleges katasztrófák és pánik elkerülése érdekében, főleg a vendégek ellátását és a nélkülözhetetlen felszerelésekkel kapcsolatban. Nyílván nem az étel miatt mennek el a rendezvényedre a meghívottak, de nem lenne szerencsés, ha éhesek és szomjasak maradnának.
5. Kommunikáció
Még a legszuperebb rendezvényeknek is elmaradhatatlan része a jól felépített marketing kommunikáció. De kommunikáció alatt nem csak marketinget értek, a rendezvényszervezés igazi csapatmunka. Bizonyosodj meg arról, hogy a csapatodban mindenki rendelkezzen az összes fontos információval, és területét érintő döntéshozatali képességével. Folyamatosan tartsd a kapcsolatot a beszállítókkal is és a meghívottakkal is. Ne felejtsd el, hogy a kulcsszó a kétirányú kommunikációban rejlik és a rugalmasságban.
A rendezvényszervezésben soha ne felejtsd el, hogy itt nincs „ÉN”, hanem „Mi a csapat”. Dolgozzatok közösen és kommunikáljatok.
http://www.buliverzum.hu/tcslista/zsur-buli-ceges-rendezveny/rendezvenyre-partyra_43963
